イベント運営のコツ!キャンセル待ち機能でキャンセル損失をなくす!?

セミナー、またはワークショップは、満員御礼となったことがあるでしょうか?

イベント集客を開始する際は、募集枠いっぱいにお客様に来てもらおうと、満員を目指してあれこれと手を尽くしていくことになります。もちろん、そのためにはイベントの魅力を伝える工夫や、見やすいホームページづくりが必須ですね。
しかし、今回はもう一歩踏み込んで、あなたの努力が実って満員になった場合の最後の落とし穴についてお話しようと思います。

実は大きな機会損失! 席が 2 つムダになるってどういうこと?

努力が実り、イベントの魅力が伝わって募集枠が満員になったとします。嬉しい事この上ないはずですし、後は当日に集中すれば良いのですから、大きな安心感も得られます。しかしここに、見落としがちな落とし穴が潜んでいます。

それは予約キャンセルです。
予約を入れて下さったお客様が都合が悪くなってキャンセルするとします。そうなってしまった場合、当然、席は一つ空いてしまいます。予約キャンセルはどのイベントにも必ず一度はあると言っても過言ではありません。(私がイベントを運営する際は、約3割のお客様がキャンセルすることを視野に入れて集客をしています)

ここで気づいて頂きたいのが、損失は一席分ではなく、二席分であるということです。
途中まで満員だったということは、予約したかったけれど、人数枠に入れず、諦めた人がいる可能性が高いです。

参加希望者が募集人数とぴったり同じということは稀でしょう。満員になるような魅力的なイベントはほぼ必ず、参加を諦めざるを得なかった人がいます。キャンセルが出てしまった場合、キャンセルしてしまった人の席、そして参加する意思はあったけれど人数の制限に引っかかってしまった人の席、つまり 2 席分の損失があるのです。

コストをかけずとも、高確率でキャンセルの損失を取り返せる方法とは?

思いのほか大きい、キャンセルに伴う損失を、取り返すにはどうすればいいのでしょうか? 答えは単純で、「キャンセル待ち」機能を採用することです。
具体的に言えば、キャンセルが出てしまった場合、募集人数の制限によって予約できなかった人に連絡をし、繰り上げで参加してもらうということです。

これなら空席は生まれず、参加したい方ができるだけ多く参加できますね。
ただ、どうしてもネックになってしまうのが、イベント準備に集中したいあなたが、キャンセルが出る度に、キャンセル待ちの人にどうにか連絡をとって、参加できないか誘って回るコストです。この負担は開催日直前までかかる可能性もあり、できるだけ避けたいものです。

そこでクービックはこの度、キャンセル待ち機能を開発・実装しました。もし予約キャンセルが出てしまっても、キャンセル待ちのお客様に自動で一斉メール連絡を送り、キャンセル空席を最大限、回避することができるようになります。

予約システム「Coubic(クービック)」にはキャンセル待ち機能があります。
ぜひ、チェックしてみてくださいね!

クービック編集部
ヨガ・ピラティス・料理教室などのレッスン・スクール、美容院・マッサージなどのサロン、その他フリーランス、中小企業の経営者向けに開業・集客・運営・予約に役立つ情報を発信していきます。

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