【例文あり】予約受付メールの書き方とポイント!

Webサイトや予約ページから予約を受けた後、お客さまに予約を受け付けたことを知らせるメールを送ることで、予約が完了したことがお客さまに伝わり安心感を与えます。

今回は、予約の受付メールの書き方を例文とともにご紹介します。メールの書き方のポイントもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

予約受付メールとは

予約受付メールは、受け付けた予約の予約情報詳細を記載し、予約が無事にされていることをお客さまに伝える役割があります。

もし、予約受付メールを送っていない場合は、本当に予約ができているのか不安になるお客さまも多くいると思います。毎度予約受付メールを手動で送るのは手間になるかと思いますので、予約システムや予約(問い合わせ)フォーム作成ツールを利用して自動で送る方法を検討した方が良さそうです。特に、予約数が多くなった場合は自動送信がおすすめです。

無料から使える予約システム STORES 予約 は、予約を受け付けた後に自動的に予約受付メール(予約通知メール)が配信されます。他にも、予約日の前に送ることができる便利な予約確認メールやキャンペーンやお知らせを送るのに役立つ一括メールし送信機能などもありますよ!

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予約システムについては、無料あり!おすすめ予約システムの記事も参考になります。

予約受付メールに記載するべき内容

予約受付メールに記載するべき内容をご紹介します。

なお、予約受付メールの他に、予約日前までに予約確認メールを送る場合は、予約受付メールには、予約内容と予約日時、キャンセルポリシーにとどめ、予約確認メールに下記内容を記載しても良いでしょう。

予約の詳細

予約受付メールには、予約日時、お客さまの氏名、希望されているサービス、予約番号などがあればそちらも記載しましょう。

また、お店の住所や連絡先も必ず記載しましょう。初めて来店される方は、お店の場所がわからないと思います。もし、迷った時も、メールを見てすぐに確認できます。連絡先は、緊急で連絡しなければならない時、例えば、電車が止まって予約時間に間に合わない、お店の近くまで来ているけどたどり着けないなどあると思いますので、予約受付メールに書いていると親切です。

オンラインセミナーやオンラインレッスンの場合は、ZoomのミーティングURLなどのオンライン会議ツールURLを送るとともに、使い方、操作方法も記載しておくとお客さまに親切です。

キャンセルポリシー

また、キャンセルポリシーについても記載しておきましょう。○日以内なら、キャンセル可能、当日のキャンセルは料金が発生するなど、明確に記載しておくことでトラブルを防ぐことができます。

コロナ対策

新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、コロナ対策を行いながら営業を行うスタイルになりました。コロナ対策は、お客さまも気にしているポイントだと思います。どのようなコロナ対策が行われているのか、もし文面に記載するスペースがある場合は記載しておきましょう。(予約ページやHPに記載している場合は省略も可能ですが、URLを貼るなどしてお知らせすると良いかもしれません)

予約受付メールの例文

受付メール

予約を受け付けたことだけお知らせするメール

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〇〇様

下記の通り、サービスの予約を確定しました。

ご予約内容

〇〇〇〇〇〇

URL:

予約日時

〇〇年〇〇月〇〇日

♦︎キャンセルポリシー:キャンセル期限は○時間前までです。キャンセル待ちのお客さまがいらっしゃいますので、参加が難しくなった場合は、お早めにキャンセル操作をお願いいたします。予約完了メール内のリンクからお手続きが可能です。

————–

詳細を記載した予約受付メール

————–

〇〇様

〇〇のご予約ありがとうございます。

下記の通り、サービスの予約を確定しました。

ご予約内容

〇〇〇〇〇〇

予約日時

〇〇年〇〇月〇〇日

当日の持ち物

〇〇〇〇〇〇

=======連絡先========

〇〇(店舗名・担当者名)

電話番号:
メールアドレス:
住所:

==================

【新型コロナ感染拡大防止について】

当日ご来店される前に検温実施をお願いしております。37.5℃以上の場合はキャンセルとさせていただきますのでご了承ください。

ご来店の際は、マスクのご着用と、手指の消毒をお願いいたします。

【店舗の取り組み】

・定期的な店内換気

・除菌スプレーを設置

・従業員の健康チェック(検温、倦怠感、咳など)手洗い・うがいの徹底

・定期的な消毒液による除菌などの感染予防の清掃

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キャンセルポリシーの例

キャンセルポリシーのサンプルをご紹介します。日数や返金額など自社のポリシーに合わせカスタマイズして予約ページの説明文に記載したり、利用規約に埋め込むなどしてご利用ください。

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キャンセルポリシーについて

■キャンセル料の発生なし

以下、2つのどちらにも該当する場合は、全額返金させていただきます。

・お客様のご予約完了時〜24日以内のキャンセルの場合

・講座開催の8日以上前にキャンセルのご連絡を頂いた場合

■キャンセル料の発生あり

 ○前日〜7日前までのキャンセルについて

  予約時金額の決済とキャンセル料の決済、および予約時金額の返金の各処理がそれぞれ行われます。 

  ・講座当日のキャンセル ご返金なし

  ・講座前日のキャンセル 50% (キャンセル手続き費用を別途いただきます)

  ・講座2日前〜7日前までのキャンセル 30% (キャンセル手続き費用を別途いただきます)

 ○予約完了から25日以上経過してのキャンセルについて

  キャンセル手続き費用のみ発生致します。

 ※キャンセル手続き費用とは、振込手数料などの諸費用となります。

  お申し込みの講座によって異なります。詳しくは担当にお問い合わせください。

■例外

・天災や交通機関の事情によるものや、講師の事情により講座の中止の場合は次回へ振替可能となります。

 (詳細は講師にお問い合わせください)

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メールを送る際のポイント

受付メール

予約受付メールや予約確認メールに限らず、例えば、お客さまの再来店を促すために、期間限定キャンペーンや特典を企画することもあるかもしれません。

しかし、もしかしたら、心を込めて練ったメールは、お客さまのメールボックスに埋もれてしまい、開封すらされていない可能性があります。

開封されるメールとされないメールを分けるのは「メールタイトル(件名)」です。ここではお客さまが、気になって「つい開封してしまう」メールタイトルの付け方をご紹介します。

開封せざるを得ない!タイトルの付け方 3 選

お客さまのメールボックスには日々、多くの DM が届けられています。そのようなメール激戦区の中で、本文を読みたいと感じてもらえるメールタイトルの第一条件とは、「私にとってお得な情報が書かれている!」と認識してもらえるようなものであることです。

そのようなタイトルを付けるために、ポイントが 3 つあります。

1、タイトルだけでは全てを把握させずに本文へ誘うこと
例えば「期間限定キャンペーンのお知らせ」といった、端的すぎて内容がすぐに把握されてしまうビジネスメールのようなタイトルは、見てみたいという意欲をそそりません。
タイトル中の1単語が、メール本文を読まないと、具体的には分からないようなものにすると良いでしょう。

2、「つかみ」の良い単語は最初に持ってくること
期間や人数の限定性や、「大人気、大好評」といった言葉は一気に興味を惹くマジックワードです。できるだけタイトルの最初に持ってきて、【】や★★で囲ったりして目立たせましょう。

3、特別感を出すこと
「~な方必見」といった呼びかけ(ターゲットコール)や【特別招待】といった記述を出だしに持ってくることでお客様が「私に向けて言ってくれているんだ」という感覚を持ってくれ、開封する確率が上がります。

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良いメールタイトル例

・【招待状】つま先まで夏を楽しみ尽くすために…
(フットネイルのキャンペーン)

・髪色にマンネリ気味な人! 選べる5種の新作カラーが今だけ…

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以上の 3 つを抑えておけば開封されないことは減ります。

しかし最後に、メール送信で集客をしたいあなたが、今後もメールタイトルを考案していく上で「やめて頂きたいこと」が 1 つだけあります。

やってはいけない「送りっぱなし」

最もやってはいけないこと、それは「送りっぱなし」でそのメールの開封率や効果を確認しないことです。送ったメールは本当に開封されたのか? 本当にそのメールをきっかけに来店されたのか? をチェックして、次回以降の送信に生かしていかなければ、メールを送っても効果を得られないという悲しい結果に悩まされ続けることになります。

キャンペーン期間中に来店されたお客様に、どこでキャンペーンを知って来店されたのかを、きちんと確認するのも 1 つの手です。「お客さまの声」を大事にしながら今後の運営に生かしていきましょう。

まとめ

今回は、予約の受付メールの書き方と例文、メールを送る際のポイントをご紹介しました。

予約受付メールの書き方、例文、メールを送る際のポイントを参考にしながら、お客さまに大切なことが伝わるメールを作成してくださいね。

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