Googleカレンダーで予約管理をしている方必見!予約システムを導入するメリット・デメリット

Googleカレンダーで、会議室や面談、設備予約を受け付けている方で、不便だなと感じている方、本格的に予約システム導入を考えていらっしゃる方はいませんか?

こちらの記事では、現在Googleカレンダーで予約受付をされている方向けに予約システムを導入するメリット・デメリットや無料で利用できる予約システムをご紹介します。

Googleカレンダーで予約を受け付ける方法

Googleカレンダー 予約枠

Googleカレンダーで予約を受け付けるには、Googleカレンダーで予約枠を作る方法があります。

Googleカレンダーで予約枠を作る方法は簡単で、Googleアカウントを持っていれば無料ですぐに利用することが可能です。設定の仕方の詳細は、上記の「Googleカレンダーで予約枠を作る方法」の記事をご確認いただきたいと思うのですが、いくつか注意点もございます。

例えば、Googlカレンダーでの予約受付には、1つの枠に複数人の予約ができない、Googleアカウントを持っていない人の予約ができない、予約者の細かな情報を得ることができない、事前決済ができないといった注意点があります。したがって、複数人で行うレッスンやスクール、アクティビティー、施設の予約受付には向いていないかもしれません。

workspace

その他にも、Google Workspace内のGoogleカレンダーを利用する方法もありますが、Google Workspaceはビジネス向けクラウドツールで有料のため、Google Workspaceを既に利用している、もしくは利用予定の方はこちらで予約管理されても良いでしょう。会議室、プロジェクター、社用車、応接室、娯楽設備など、ユーザーが使用時間を予約する可能性のあるリソースを管理することができます。

Googleカレンダー

予約システムを利用するメリット・デメリット

予約を受け付けるには、予約システムを利用する方法もあります。予約システムも無料で利用できるものがありますので、Googleカレンダー同様に無料で利用したいという方にもおすすめです。

予約システムを利用するメリット

予約システムを利用するメリットをご紹介します。

まず、Googleカレンダーと予約システムの大きな違いである、1つの予約枠で受け付けられる人数です。Googleカレンダーは1つの予約枠に1人しか予約できませんが、予約システムであれば、1つの予約枠に任意の人数で予約が可能です。

様々な業務が自動化されるというところも、予約システムを利用するメリットです。例えば、予約システムには、予約日の前に予約者に予約確認のメールを送ることができる機能があります。そうすることで、予約者が予約したことを忘れないようにし、ドタキャンを防ぐ効果があります。予約システムを利用していない場合は、別途、メールツールなどを利用して送る必要があり、手間がかかります。

顧客管理も自動化されます。受け付けた予約者の情報は、顧客情報として自動的に蓄積されます。サービスの利用回数などもその都度更新され、利用回数ごとにメール送信したり、顧客情報を活用してマーケティングすることも可能です。

予約システムを利用するデメリット

一方で、予約システムを利用するデメリットも存在します。

予約システムは無料でも利用できるシステムがありますが、プランによっては有料になることが多いです。例えば、月間の予約人数、使いたい機能によっては有料にしなければならないこともあります。

また、事前決済(オンライン決済)を利用した場合は、決済手数料も発生します。

設定や操作は簡単なことが多いですが、それでも、はじめて使うツールということもあり、スタッフさんも含め、システムに慣れる時間もある程度は必要です。

なお、予約システムについては、無料で使えるおすすめ予約システムの記事や、予約システムの作り方の記事にも詳しくまとめています。こちらも参考にしてください。

無料で簡単に使いたいなら 予約システム STORES 予約

予約システム STORES 予約

無料で簡単に使えるおすすめの予約システムは STORES 予約 です。ヨガ、スクール、フィットネス、サロン、などあらゆる業種の予約・顧客管理に対応し、業務効率の改善や集客の最大化ができる予約システムです。
事前(オンライン)決済やSMS・メール配信など、予約業務をラクに便利にする機能が豊富です。

STORES 予約 の無料で使える機能については、無料でここまでできる!予約システムSTORES 予約の8大機能と他社比較の記事にも詳しくまとめています。こちらの記事も参考にしてください。

まとめ

この記事を読んでいただいた方の中には、現在、電話やメールで予約を受け付けて、Googleカレンダーで管理されている方も多いのではないでしょうか。

Googleカレンダーと予約システムを比較しながら、メリット・デメリットをまとめた資料もご用意しております。下記のボタンより無料でダウンロードできますよ!