予約システムとは?機能や導入するメリット、選び方を解説

予約システムとは、言葉どおり、人に代わって予約の受付や管理を行なってくれるシステムのことです。現在では非常に多くのお店や企業で導入されており、サービス内容に応じてさまざまな種類の予約システムが提供されています。

今回は、「導入を検討しているけれど、どれを使えば良いかわからない」と頭を悩ませている方のために、予約システムの概要や導入して得られるメリット、システムの選び方のポイントを解説します。

この記事を参考に、ご自身のサービスに合った予約システムを見つけてください。

予約システムとは?

予約システムとは、さまざまな媒体から寄せられる予約情報をまとめて、登録・管理の一元化を可能にするシステムのことをいいます。美容院やエステサロン、飲食店やホテルのほか、カルチャースクールやセミナーなど多くのサービスで導入、活用されており、日常生活に溶け込んだ身近なシステムだといえるでしょう。

従来では、自社のホームページ上の予約フォームやメール、電話、FAXなどで予約管理するケースが多かったのですが、予約媒体が増えるにしたがって管理のための時間や手間が増えてしまうという問題がありました。

しかし、こうした予約管理システムを導入することによって、さまざまな媒体からの予約情報の管理がスムーズにできるようになり、多くのメリットが得られるようになったのです。

また、予約システムでは、単純な予約管理だけではなく、予約システム上での決済や月謝の集金を行なうことができるものもあります。予約システムは、クラウド上で提供されるサービスが多く、導入費用がそれほど高くないということも、利用者を増やしている理由の一つだと考えられます。

加えて、顧客管理ができることも特徴の一つです。システムによっては、自動で顧客データを整理してくれる機能が付いているので、自社サービスを利用する顧客の傾向なども知ることができます。このデータに基づいて、さらなるサービスの向上や新規顧客の増加も期待できるでしょう。

予約システムを使う3つのメリット

予約システムを導入することによって、さまざまなメリットが得られます。ここでは、以下の3つの項目に分けて、予約システム導入のメリットを確認しましょう。

1. 予約受付・管理業務の効率化

予約システムの一番のメリットは、なんといっても予約の受付や管理業務が効率化できることです。

従来の予約方法の場合、営業時間外の予約受付が難しいケースがほとんどでした。メールや自社ホームページ上の予約フォームであれば24時間予約を申し込むことはできますが、予約内容の確認は結局人の手で行なう必要があります。予約希望日時が埋まっている可能性もあるので、顧客側は申し込みの時点で実際に予約ができているかを知ることができませんでした。一方、店側は、営業時間や担当者不在のために取れるはずだった予約が取れないなど、売上をあげる機会を損失しているという状態にあったのです。

実際に、弊社調べのデータによれば、営業時間外のインターネット予約が全体の予約数の過半数以上の「51.6%」を占めています。このことからも、ネット予約を入れないことによる機会損失が大きいことがわかります。

インターネット予約

予約システムは、24時間365日いつでも予約の受付が可能で、顧客側もリアルタイムの予約状況を確認することができます。また、システムによっては、予約が埋まっている場合にもキャンセル待ちとして予約できるものもあります。予約したがっている顧客を逃がさず、機会損失のリスクを最小限に減らすことができるのです。

加えて、システム上で予約管理を行なうことによって、日時の聞き間違いやダブルブッキングなどのミスも軽減し、予約日時の前には確認のリマインドメールを送ってくれる機能を持つシステムもあります。

このように、予約システムを導入して、受付から管理までの予約業務を一元化することによって、業務に充てていた人員や時間を別の業務に振り分け、さらなる業務の効率化も見込めます。

2. 集金の手間・トラブルから解放

集金の手間や金銭をめぐるトラブルから解放される点も、予約システム導入のメリットの一つです。

システムのなかには、予約やキャンセルの受付、管理だけでなく、クレジットカードなどを利用して決済までを済ませられるものも多いです。予約システム上で事前決済をすることにより、当日の業務をさらに軽減することが可能です。また、割引計算や金銭授受のミスといった手間やトラブルの軽減にも役立つでしょう。

「予約システムとは?」でも簡単に触れたように、システムによっては、都度の決済だけでなく月謝の集金が可能な場合もあり、さまざまなスタイルのサービスで活用できるのです。また、予約システムで事前決済をすることによって、急な予約キャンセルへの対策にもつながります。

3. 顧客のリピーター・ファン化

予約だけでなく、顧客管理も効率化できる予約システムは、リピーターやファンの獲得にも役立ちます。

従来の、電話やメール、FAX、予約フォームといった方法を使った予約では、それぞれ集まった顧客データを集めて一つの形式にまとめる必要があります。しかし、予約システムを活用すれば、さまざまな媒体から取った予約も自動でデータ化され、一元管理することができるのです。

また、サービスを利用した日時やサービス内容のほか、どのくらいの金額を使ったかといったデータを収集することができるため、顧客の属性や傾向、利用状況などを分析することができます。「なぜ自社のサービスを受けたのか」のような理由もデータとして蓄積することが可能で、マーケティングの活用にもつながるでしょう。あるいは、サービスや接客に対する顧客の声を収集し、サービスの向上にも役立てられます。

予約システムによっては、メールマガジンの配信やスマートフォンへのプッシュ通知と連携できるものもあるので、新規顧客へのアピールに活用することもできます。

予約システムの代表的な機能

これまで説明してきたように、予約システムには多くのメリットがあります。24時間365日いつでも、予約の受付から管理までを一元化できる予約システムですが、ほかにはどういった機能が備わっているのでしょうか。

ここでは、一般的な予約システムが備えている代表的な機能をご紹介します。

予約管理機能

予約システムは、時間の制限なく予約の受付が可能で、システムによってはキャンセル待ち対応にて予約を取ってくれるものもあります。ダブルブッキングや記載間違いなど、人的なミスを防いで正確な予約管理が可能です。

システムによって、時間割のようなものやコース別のもの、指名ができるものなどさまざまなタイプがあります。

一括メール送信機能

予約が確定された際の確認メールのほか、予約日が迫ったときにリマインドメールを送る機能があるものも多いです。このほか、DMやメールマガジン、クーポンなどを配信できるものもあります。

顧客情報の分析機能

予約システムで収集した顧客情報を分析する機能です。CSV形式で書き出しできるものが一般的です。表計算ソフトなど用いて、サービスの利用日時やサービス内容、単価のほか、住所や職業などの属性を分析し、業務改善やサービスの見直しに役立てることができます。予約システムによっては、Googleアナリティクスの埋め込みができ、より詳細に分析可能なものもあります。

外部サービス連携機能

予約システムのなかには、SNSなどの外部サービスと連携できる機能が付いているものもあります。SNSの活用によって新規顧客の開拓にもつながるでしょう。加えて、外部サービスとの連携で会員データの入力工数や、クレジットカード決済の集金工数の削減も可能です。

予約システムの選び方 5つのポイント

予約システムは、さまざまなサービスに活用することができ、実際に導入しているお店も多いです。多種多様な業種で導入されていることからもわかるように、非常に多くの種類があり、特徴も違います。これから予約システムを導入しようとしている方にとっては、何を見て選べば良いかわからないと困ってしまうかもしれません。そこで、この章では予約システムの選び方のポイントを5つご紹介します。

ポイント1. 予約管理機能

まずは、メインの予約管理機能に注目しましょう。予約の取り方はサービス内容によって大きく違いが出るものです。導入したいサービスに適したタイプの予約管理機能が備わっているか、きちんとチェックしておきましょう。

例えば、貸しスペースや物品のレンタル、飲食店やサロンなどであれば、時間枠ごとに予約ができるタイプの機能があればよいでしょう。サロンや美容室で担当者が指名できる場合は、時間割のようなタイプの予約管理機能が適しています。カルチャースクールやフィットネスなど、授業内容が曜日で変わるようなものも、時間割タイプが良いです。

ホテルやキャンプ場の予約には日にち単位のものが、不定期で行なわれるパーティーやライブ会場の予約ならカレンダー形式のものがおすすめです。

このように、どういったサービスで活用したいかによって、適したタイプの予約機能があるかチェックすることが大事です。

タイプ別予約システム機能おすすめ

ポイント2. 集客・マーケティング機能

次で紹介する、会員・顧客管理機能やオンラインサービスとの連携を含めて、集客やマーケティングにつながる機能についてもチェックしておきたいところです。

予約確定メールやリマインドメールによって、予約キャンセルを防ぐことに加えて、来店後のフォローメールやメールマガジン、クーポンの配布などの機能は、新たな顧客獲得とファンの育成に効果的です。顧客情報の分析を行なうことで、顧客ごとのDMの送り分けも可能になるでしょう。

また、SNSやGoogleとの連携も、多くの人の目に口コミなどの情報を届けることができるという点でマーケティング効果が期待できます。

ポイント3. 会員・顧客管理機能

新規顧客をリピーターにし、ファンになってもらうためにも会員や顧客の管理機能は重要です。サービスを利用した、または商品を購入した日時や金額、来店の回数のほか、住所や年齢、家族構成といった細かい情報までしっかりと管理できるものがおすすめです。しっかりと顧客情報を分析することで、新たなサービス、接客へ反映させたり、購買意欲をそそるプロモーションをしたりといった戦略も立てやすくなるでしょう。

ポイント4. オンラインサービスへの対応

集客の場を増やす意味でも、SNSやGoogleをはじめとするオンラインサービスとの連携は欠かせません。

ほかにも、オンライン決済が可能かどうかも重要なポイントとなります。クレジットカードやPayPalといったオンライン決済で事前に支払いを済ませられることで、キャンセル防止にもつながります。当日は金銭の授受がないため、計算ミスなどのトラブルもなく、スムーズなサービス提供にも役立ちます。

ポイント5. セキュリティ

予約システムにおいて、セキュリティ面は要チェック項目といえるでしょう。顧客の個人データをはじめ、店舗の売上に関する情報も管理するので、セキュリティレベルが高いシステムであることが必須です。

SSL設定(データ通信の暗号化)への対応や情報漏えいへの対策、不正アクセス防止の観点から、それぞれのシステムのセキュリティが十分か判断しましょう。また、Pマークや国際規格のISMSを取得しているかどうかも、システムのセキュリティ面を判断するポイントとなります。

予約システムには、それぞれに特徴があるので、どういったサービスに活用したいか明確にして適したシステムを選ぶ必要があります。上記のポイントを踏まえながら、ベストな予約システムを選んでくださいね。

どのような予約システムがあるのか知りたい、おすすめの予約システムを比較したいという方はこちらの記事もご覧ください。
おすすめの予約管理システム12社を比較!無料のサービスもあり

まとめ

予約システムの主な機能や導入するメリットはご理解いただけたでしょうか。

予約システムを導入することによって、受付から管理までの業務を効率化し、機会損失を防ぐだけでなく、顧客情報をマーケティングに活用することも可能です。ダブルブッキングや計算間違いなど人的なミスをなくし、サービスの向上とトラブル回避にもつながるでしょう。

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予約システムを選ぶときには、「予約管理機能」「セキュリティ」「集客・マーケティング機能」「会員・顧客管理機能」「オンラインサービスへの対応」という5つのポイントがありますが、これらを踏まえて STORES 予約 がおすすめです。

STORES 予約 では、一般的な予約管理機能に加えて予約者との日程調整も可能で、予約後の確認メールのほか、リマインド、来店後のフォローメールの送信も自動で行ないます。口コミの記載を促す仕組みに加えて、SEO対策など集客支援の機能があるのもうれしいポイントです。

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最後に

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