ドタキャン発生!?メールの二重配信!?あるある設定ミスに注意

こんにちは!カスタマーサクセスチームのゆなです。

先週東京は大雪でしたね!
童心にかえって「雪〜!」と喜んでいたのもつかの間…寒いしまっすぐ歩けないし、すぐに「当分雪はいいや…」と感じてしまいました。

さて今回は、日々のお問い合わせに対応させていただいているカスタマーサクセスチームから、「設定ミス」により「想定外の事態に発生」「お客様に迷惑をかけてしまった」という”あるある事例”をご紹介します。

「ドタキャンが多いな…」
「お客様からメールが多いと言われる…」
心当たりのある方は特に!管理画面を開いて、ご自身のアカウントも「設定ミス」が発生していないか確認してみてください!

キャンセル・日程変更期限/受付期間設定が設定されていなかった

Coubic では、「予約は××日前に締め切ります」「キャンセルは××時間前までです」と、予約の申し込みやキャンセルについて期限を設けることができます。
この設定をされないまま運用し、「直前に予約が入り、対応できなかった」「当日の予約キャンセルはお断りしているのに、キャンセルされてしまった」ということがよくあります。

設定状況を見直してみてください。

【参考:ヘルプページ】
キャンセル・日程変更期限を設定したい
予約の受付期間を指定したい

 

予約忘れないでねメールが設定されていない・もしくは二重に配信設定されてしまっている

Coubic では、予約日時が近づいたタイミングで自動でお知らせメールを配信する、「予約忘れないでねメール」機能があります。
例えば 2 ヶ月前にご予約いただいたお客様がいらっしゃるにもかかわらず、予約忘れないでねメールの配信設定がなく、当日「すっかり予約を忘れていた」と、ドタキャンが発生してしまうという事例があります。
配信設定している人の 8 割がキャンセル率改善に効果が出ている、またさらにキャンセル率が改善された方の中でも半数は、キャンセルが半分以下になったという調査結果*もありますので、設定されているかすぐ確認してくださいね!

【参考:ヘルプページ】
予約日時の X 日前に、予約忘れないでねメール (予約確認メール) を送りたい。

もう設定しているから大丈夫!という方。設定していても落とし穴が 1 つあるんです。
予約忘れないでねメールは、配信対象を【全ての予約者】]もしくは【予約ページ毎の予約者】に分けることができますが、よく【全ての予約者】と【予約ページ毎の予約者】両方に配信設定されてしまっていることがあります
そうなるとお客様にはメールが 2 通配信されてしまうので、紛らわしいですよね。
配信対象のご確認を今一度確認してみてください。

予約受付終了のページ/テストページが公開しっぱなし

予約ページには、[公開]と[非公開]設定があり、公開の場合、お客様ページに表示され予約ができる状態です。
「予約を受け付けられる段階にはないページに予約が入ってしまった」「もうすでに予約受付が終わっているページが公開されたまま」「テストページが残ったまま」という場合があります。
お客様に迷惑をかけてしまう、またこのお店は営業しているのかな?と思われてしまう可能性もありますので、予約ページの公開状況は時々チェックしたほうが良いですね。

【参考:ヘルプページ】
予約ページの非公開設定

今回ご紹介したものは、陥りがちなあるある事例ですので、注意してみてくださいね!

(注)2017年度 自社調べ

ゆな

クービックカスタマーサクセスチームのゆなです。
予約システムCoubicをもっと便利にもっと使いやすくをモットーに日々頑張っています。
お困りのことがございましたらご相談ください!