ドタキャンが60%減少! トラブルが起きにくい損失カットの 2 つの秘訣とは

お客様から来店の予約が入った! とスタッフを待機させ、席を用意して待っていたのに、当日になってキャンセルの電話、、、。
多くの美容院やマッサージ店が抱える「当日キャンセル」の悩みは深刻です。当日キャンセルを防ぐにはどのような方法があるのでしょうか?

キャンセル料を設定するとトラブルが大発生!?

当日キャンセルをなくすために、どうすればいいか? そう考えた時に真っ先に浮かぶのは「キャンセル料を設定すること」かもしれません。

しかし、キャンセル料の徴収に関しては、トラブルも起こりやすくなるので注意が必要です。病気や事故など、お客様にとってどうしようもない状況下でもキャンセル料を徴収するか? また、どのような方法で確実に徴収するのか? といった、細かいルールを決め、厳しく運営しなければなりません。

お金をペナルティとして徴収してしまうと、トラブルが起きがちなものです。また、その対応にさらにコストがかかってしまっては、損失はどんどん大きくなるばかりですね。

しかし、クービックの予約システムをご利用頂いているサロンの経営者様は、ある 2 つの方法を使ったことで、トラブルなく、当日キャンセルを60%減らしました。その方法は非常に簡単で、ほとんどコストがかからないものです。

最も無難な当日キャンセル防止法は

「予約確認メール」と「期限を切ること」

当日キャンセルを減らす簡単な方法、1 つ目は「予約日の直前に送る予約リマインダーメール」です。来店される予定の前日などに「明日お待ちしております!」と予約の日時をリマインドするメールを送ります。

そうすると、予約を忘れていたお客様に思い出してもらうことはもちろん、心の準備をしておいてもらうことで、当日に「面倒くさくなったから」とキャンセルされることが各段に減るのです。

この確認メールですが、日時の確認はもちろん、当日の持ち物や注意点などを併せて記載しておくことで、「親切なお店だな」と好感を持って頂くこともできます。

そして、当日キャンセルを減らす 2 つ目の方法は「期限を切る」ことです。これは「予約受付開始日と締切日」「キャンセル締切日」を設けるということです。こちらを設定いただかないと、お客様はいつでも予約を入れることができ、キャンセルをすることができるので、トラブルや、混乱を招く可能性も。しっかりと期限を設けることで、そうしたリスクを事前に回避することはもちろん、安心して予約管理を行うことができます。

まとめ

当日キャンセルは非常に大きな損失になります。キャンセル料を取ることも有効ですが、トラブルが発生しやすいので、できるだけ他の方法をとりたいもの。
円満に当日キャンセルを防ぐために、ぜひ予約確認メールという手段を利用してみて下さい。

ただ、予約台帳を見ながら、「明日来店されるお客様は、、、」と一人ひとりにメールを送るのは手間と時間がかかってしまいますね。

予約システム「Coubic(クービック)」では、予約日の前日(何日前かは任意に設定可能)に自動的にお客様に確認メールを送ることが可能です。あなたは何もしなくても、自動でメールがお客様にリマインドしてくれます。また、WEB 上でキャンセル受付も可能で、予約の何日前までならキャンセルを受け付けるか、自由に設定できます。

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