経費精算が楽に!?集客にも役立つ!?個人事業主が電子マネーを導入することのメリット

電子マネーをご存知でしょうか?
Suica(スイカ)やPASMO(パスモ)、Edy(エディ)、WAON(ワオン)、nanaco(ナナコ)などを使用されている方も多いかと思いますが、それらがいわゆる電子マネーにあたります。

今回は、個人事業主が電子マネーを導入するメリットをご紹介したいと思います。

電子マネーとは

電子マネーとは、現金や預金口座などから円などをチャージすることにより、加盟店の店頭で決済手段として利用できるデジタルマネーのことです。
コンビニエンスストアやスーパー、公共交通機関など様々な場所で利用することができ、私たちの生活に身近な存在となっています。

電子マネーで経費精算が楽になる

Suica や Pasmo などの公共交通機関で利用できる電子マネーを使えば、交通費の経費精算を簡単にすることができます。

たとえば A 駅から B 駅まで移動する際に券売機で切符を購入すると、通常領収書をもらうことはありません。
領収書を発行できる券売機もありますが、忘れずに毎回発行するのは大変ですよね。
領収書がなければ、帰宅後に自分で支払証明書を作成したり、小口現金管理をしている人は出金伝票などを作成することで対応していると思います。

これを Suica や Pasmo のような電子マネーに変えるとどうでしょうか。
まず電子マネーは、改札口を通る時には現金をやり取りする必要がなく、毎回領収書を発行するという作業は不要です。
そして、帰宅後に自分で書類を作成する必要もありません。
なぜなら、これらのカードは利用履歴を後にまとめて印刷することができ、いつ、何に利用したかを後から確認できるからです。
利用履歴があれば、経費の計上漏れを防ぐことにも役立ちます。

さらに、この利用履歴にはレシートや領収書並みの情報量が記録されます。
自作の書類 1 枚で経費の支払いを主張するより、利用履歴を添付する方が客観的な信用性があるといえるでしょう。

Suica の履歴表示手順はこちら

Pasmo の履歴表示手順はこちら

つまり、電子マネーで経費精算をすれば、
・毎回領収書をもらう煩わしさがなくなる
・領収書がない場合の代替書類を作成する手間が省ける
・経費の精算漏れが防止できる
というわけです。

電子マネーの仕訳

さて、電子マネーを個人事業に導入した場合、その仕訳はどのように行うのでしょうか。
ここでは電子マネーで交通費を支払う際の、2 パターンの仕訳をご紹介します。

期中に貯蔵品勘定を利用する仕訳

※貯蔵品とは、商品・原材料以外のこまごまとした物品、例えば、切手、文房具、段ボール、新幹線の回数券などを資産計上するための勘定科目です。

◉3/1 3,000 円分の電子マネーを現金で購入し、そのうち 200 円分を交通費で使用した

◉5/1 1,000 円分の交通費を電子マネーから支払った

◉7/1 500 円を自分の財布からチャージした

◉9/1 300 円分の交通費を電子マネーから支払った

◉12/31 決算を迎えた
仕訳なし

電子マネーのような支払手段は、貯蔵品勘定を使います。
切手や収入印紙、商品券などと同様です。
これにより、貸借対照表で電子マネーの残高を管理することができ、かつ発生基準に基づいて費用を適正に計上することができます。

期末に貯蔵品勘定に振り替える仕訳

それでは、次の仕訳はどうでしょうか。

◉3/1 3,000 円分の電子マネーを現金で購入し、200 円分を交通費で使用した

◉5/1 1,000 円分の交通費を電子マネーから支払った
仕訳なし

◉7/1 500 円を自分の財布からチャージした

◉9/1 300 円分の交通費を電子マネーから支払った
仕訳なし

◉12/31 決算を迎えた

◉1/1 期首開始仕訳

これは、あらかじめチャージした分を旅費交通費で計上し、期末に未使用分を貯蔵品に振り替える仕訳です。
この仕訳では、電子マネーを利用した時に仕訳を起こす必要がないため、精算回数が多いほど経理が楽になります。

仕訳の注意点

どちらで仕訳を行っても決算書と確定申告書は全く同じものが作成されます。
よってどちらも、期末に間違いを指摘されることはありません。

ただし「期末に貯蔵品勘定に振り替える仕訳」の仕訳には欠点があります。
「期末に貯蔵品勘定に振り替える仕訳」の仕訳は、期中に経費を多めに計上しているため、その間利益が低く表示されています。
さらに電子マネーの残高を、期中の試算表の上では全く把握できません。
そのため、期末になって「もっと節税しておけばよかった」ということが起こりやすくなるのです。
さらに消費税の納税義務者であれば、仮払消費税の額にも影響がでます。
期末に電子マネーを貯蔵品に振り替えた時に、それまで計上されていた仮払消費税も失われる点に留意しましょう。
例のような少額の精算であれば問題になりませんが、金額が大きい場合は相当な誤差になります。

計画的に節税策を講じたい人や電子マネーの利用額が高い人は、パターン 1 の仕訳がおすすめです。
精算回数が多い場合は、欠点を把握した上で、仕訳数が少ないパターン 2 を利用するとよいでしょう。

店頭決済に電子マネーを導入するメリット

店頭決済に電子マネーを導入することにもメリットがあります。

まずは、決算手段が増えることによる集客力のアップです。
総務省による平成 28 年版情報通信白書の「電子マネーの利用状況」によれば、電子マネー利用世帯の割合は、2014 年で40.4% となっています。
これは 2008 年の 18.0 %に比べて 2 倍以上の増加です。

平成 28 年版情報通信白書の「電子マネーの利用状況」
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h28/html/nc112420.html

電子マネーを導入すれば、増え続けている電子マネーユーザーへのアピールポイントになります。

また電子マネーの多くは、加盟店で利用できるポイントが付与されます
そのため、多くの加盟店で利用できるポイントを付与することができれば、ユーザーがその店を利用する動機につながるでしょう。

さらに、決済の時間短縮の効果も期待できます。
少額な商品の取扱いが多い小売店であれば、レジの混雑の解消や、現金の数え間違いによるトラブルの軽減にもつながるでしょう。

まとめ

いかがでしょうか?
電子マネーは、自身が使用する際にも、店頭決済で導入する際にもメリットがあります。

ぜひ、試してみてくださいね!

クービック編集部

ヨガ・ピラティス・料理教室などのレッスン・スクール、美容院・マッサージなどのサロン、その他フリーランス、中小企業の経営者向けに開業・集客・運営・予約に役立つ情報を発信していきます。