メールにファイルを添付できない時に使える!おすすめオンラインストレージサービスは?

「ファイルの容量が大きすぎてメールが送れない」
「そもそもクービックのメールに添付ができないよ!」
そんな悩みはありませんか…?

メールにファイルを添付しなくてもよくて、送られた相手も困らない便利なサービスがあるんです。
その名もオンラインストレージサービス。

今回は使うととっても便利!おすすめのオンラインストレージサービスをご紹介したいと思います。

オンラインストレージサービスとは?

オンラインストレージサービスとは、ユーザーに貸し出したサーバーのディスクスペースにファイルをアップロードすることでインターネット上でファイルを共有するサービスのことです。
クラウドストレージ(cloud storage)、ファイル・ホスティング(file hosting)とも言います。

身近なところでは、iphone に icloud が初期の段階で設定され活用されています。
このオンラインストレージサービスが今のように一般的になる前までは、USB や CD-ROM などにデータを入れて受け渡しをしていました。しかし、このやり取りは物理的に考えても大変。。
ところがオンラインストレージサービスが活用されるようになってからは、なんとリンクを送るだけで受け渡しが可能になったのです!

オンラインストレージサービスのメリット 5 つ

メールで添付できない時や、添付したいファイルの容量が大きすぎる時に使える!

まず、メール等で添付できない資料やファイルがある際や容量が大きすぎる資料やファイルがある際に、オンラインストレージサービスにアップロードして共有できるところがメリットの 1 つです。
ちなみに、あまりに大きい容量のファイルを添付したりすると、送られた相手は実は迷惑。メールボックスの容量を圧迫されますし、受け取る側のメールサーバに負荷もかかります。送るのに時間がかかっていやだわ〜というだけでなく、受け取る側にも迷惑をかけますので、添付をむやみやたらにするのも考えものというわけです。

ファイルの共有、持ち出しが簡単

オンラインストレージサービスにアップロードされたファイルは、様々なデバイスからアクセスが可能です。写真や動画、音楽ファイルをアップロードしておけば、PC でもスマートフォンでも持ち出すことができます。
また、先ほども申し上げましたが、以前はデータの受け渡しを USB や CD-ROM で行っていました。誰かに共有したいと思ってもわざわざ USB や CD-ROM に移して渡すという作業は大変ですよね。それがリンク 1 つで可能になるなんて感動…!

一元管理が可能

仕事をしていると当たり前ですが結構便利だなというのが一元管理ができるというところ。
オンラインストレージサービスが活用される前までは、個人個人のパソコンでデータを保管していました。そうするとどこにどのデータがあるかが不明ですし、退職したりした場合、データの引き継ぎをするのも大変な上に抜け漏れがあると大変です。
一元管理をしておくことで、データを探す手間も削減できますし、退職する場合でも引き継ぎが簡単で正確です。

自動バックアップをしてくれる

オンラインストレージサービスの多くは、毎回保存ボタンを押して保存をしなくても自動的に保存してくれます。うっかり保存を忘れて時間をかけて作成した資料が真っ白に・・・そんな心配もありません。
ただし、自動バックアップ機能がないものもありますので、事前に確認してください!

操作が簡単

オンラインストレージサービスなんて言われると、なんだか難しそうと思われるかもしれませんが、使い方は簡単なものばかりです。
複雑な設定もありませんので、慣れていない方でも簡単に操作ができます。

迷ったらこれ!オススメのオンラインストレージサービス 5 選

オンラインストレージサービスは、個人で使いたい方向けのものから法人でも使えるものまでたくさんのサービスがあります。
今回は、無料から使えて、企業でも使えるようなオンラインストレージサービスを 5 つご紹介したいと思います。

Google Drive(グーグルドライブ)


まずは、こちら!
Google が提供しているサービスです。(Google 検索や Gmail などで Google のサービスには馴染みがあるかもしれません!)
無料プランの場合は、15GB まで利用することができます。
15GB 以上を利用する場合は、使用容量ごとに月額料金が変更になります。

Dropbox(ドロップボックス)

無料プランの場合は、2GB からの利用となります。友人を招待して利用してもらえば 1 人ごとに 500MB、最大で 16GB まで無料で利用することが可能です。
Dropbox の特徴は使いやすさ! パソコン・スマホ共に直感的な操作が可能で、ドラッグ&ドロップができたり、パソコンでスクリーンショットを撮った際にDropbox にそのまま保存できる機能などもあります。

Box(ボックス)

個人の場合は 10GB まで無料で利用が可能です。
Box はグローバルな大企業でも利用されるサービスで、最大の特徴は「セキュリティ」です。セキュリティ面に関して各企業から厚い信頼が寄せられています。

OneDrive(ワンドライブ)

Microsoft Office 製品と統合されたオンラインストレージなので、Office ソフト(Word、Excel、PowerPointなど)を利用する頻度が高い方には特にオススメのサービスです。
Office ソフトのデータを保存するときは、保存先として OneDrive を直接指定することができます。
料金プランは、 OneDrive 単体のものと、Office365 に組み込まれる形のものとに別れています。OneDrive 単体では 5GB まで無料で使用することが可能です。

iCloud Drive(アイクラウドドライブ)

Apple が iCloud ユーザー向けに提供するオンラインストレージサービスです。Apple ID を作成したとき、無料で 5GB の領域を割り当てられますが、その範囲内で自由に写真や動画、各種文書などのファイルを保存できます。

まとめ

「ファイルの容量が大きすぎてメールが送れない」
「そもそもクービックのメールに添付ができないよ!」
そんな時は、ぜひ、オンラインストレージサービスを利用することをおすすめします!

また、これまでバラバラに個別で資料を管理していたのであれば、これを機に、一元管理することもおすすめです。
気になるサービスがあればぜひチェックしてみてくださいね。

クービック編集部

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