個人事業主にも就業規則は必要?自分で作成する時の注意点とは

個人事業主でも、従業員の数によって就業規則を作成する義務が生じます。
今回は、
・就業規則とは?
・就業規則を作成しなければならない要件とは?
・就業規則を作成する際の注意点
について解説します。

就業規則とは

就業規則とは、雇用と労働条件に関するルールブックです。
労働時間や休憩、休日、賃金に関する事項の他、賃金、退職や解雇に関する事由等については必ず規程を設けなければなりません。
また、任意でボーナスや退職金、福利厚生に関するルール等も定めることができます。

就業規則の内容は、法令に違反しなければ独自のルールを定めることが可能です。
ただし、作成すればそのルールは守らなければなりません。
作成した就業規則は、従業員への周知はもちろん、労働基準監督署に届け出を行います。
事業主の判断で、勝手に就業規則の運用を変更することは許されません。

労働基準監督所への届け出に具体的な期日は設けられていませんが、遅滞なく行うことが定められています。

就業規則を作成しなければならない要件とは?

就業規則の作成義務があるのは「10 人以上の従業員を使用している事業場」です。
10 人以上の従業員には、パートタイマーやアルバイトも含まれます。
個人・法人の別は関係ありません。

また「事業場」というのは一つの場所を意味します。
つまり、同じの場所にあるものは一つの事業場として、別の場所にあるものは別の事業場と考えるということです。

ところが実際には、場所のみで判断するのではなく、各事業場の独立性を総合的に見て、実態として一つの事業場なのか、別の事業場なのかを判断します。
複数の労働場所がある事業所にしか該当しないことですが、もしその場合は安易に作成の義務がないと判断できないことに注意して下さい。

就業規則は作成しないと発覚する?

労働基準監督所は、通常の監督業務の他、その事業所の従業員から労働基準監督署に申告があった場合に、申告監督という調査を行います。
つまり、従業員からの情報で発覚することもあるのです。
就業規則の作成義務違反は、罰則を受けることもあるため、必ず作成しましょう。

就業ルールの確認でトラブル防止を

作成義務がないとは言え、就業ルールを労使間で共通認識することは必要ですから、要件に満たない事業所であっても就業規則を作成することは大切なことです。

特に就業時間や有給休暇、ボーナスと退職金の支給基準、欠勤控除などのペナルティは、労使間でトラブルの原因になりやすい項目になります。
就業規則がなくても、労働契約時に書面を交付するなどして、必ず両者で確認しましょう。

労働時間の管理はしっかりと!36 協定違反に注意

就業規則の作成義務がない事務所でも、注意が必要なのは「36 協定」です。

36 協定とは、法定労働時間を超えて労働させる場合や、法定休日に労働させる場合に、労使間で協定を締結し、かつその協定書を労働基準監督署に提出しなければならないというものです。
仮に従業員の人数が 1 人であっても作成しなければならないため、少人数の事業所でも気をつけなければなりません。

悪質な場合には罰則が適用されることもあるため、労働時間の管理はしっかり行いましょう。

就業規則を作成する際の注意点

就業規則は誰でも作成することが可能です。
ここでは、
・自分で作成する場合の注意点
・就業規則の作成後は
について解説します。

自分で作成する場合の注意点

就業規則は自分で作成して構いません。

厚生労働省等から「モデル就業規則」がインターネット上で公開されているため、専門知識がなくとも、法令に適合する就業規則を作ることは、実はそう難しくないのです。
自分で作成することにより、お金をかけずに作成できる点は魅力的です。

作成の際は、モデル就業規則を参考にして、必要に応じて変更、添削することとなります。
添削の際に注意が必要なのは、「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」の違いです。

絶対的必要記載事項とは、必ず記載しなければならない項目のことで削除はできません。
相対的必要記載事項とは、決まりがある場合には記載しなければならない項目のことです。
各記載事項の内容は、下記のとおりです。

《絶対的記必要記載事項(必ず記載)》
・労働時間関係
始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇等
・賃金関係
賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
・退職関係
退職に関する事項(解雇の事由を含む)

《相対的必要記載事項(決まりがある場合は記載)》
・退職手当関係
・臨時の賃金、最低賃金額関係
・費用負担関係
・安全衛生関係
・職業訓練関係
・災害補償、業務外の傷病扶助関係
・表彰、制裁関係
・その他 事業場の労働者すべてに適用されるルールに関する事項

参照データ:厚生労働省モデル就業規則(平成30年1月)

専門家に作成依頼してもよい

専門家に作成依頼をするメリットは、労使間トラブルに関する知識を基にその事業所に合った就業規則を作成してもらえることです。

モデル就業規則は、様々な業種に対応できる反面、個別の事業内容と合わない文面が含まれていることや、後に思わぬ制約を受ける文面が潜んでいる可能性があります。
しかし専門家に依頼すれば、こうした失敗を防ぐことができるのです。

就業規則の作成は、社会保険労務士の独占業務ですので、依頼する場合は、社会保険労務士にしましょう。

就業規則の作成後は

作成した就業規則は、従業員への周知とともに、事業場への掲示や備え付けが必要です。
つまり、従業員がいつでも確認できる状態に置くことになります。

また作成した就業規則の内容を変更したい場合は、労働者の代表に対する意見聴取など所定の手続きを行った上、必要書類を労働基準監督署に届け出ることが必要です。

クービック編集部

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